EHBO: Hoe betwist je een factuur?
In de reeks EHBO – Eerste Hulp Bij Ondernemen – zetten we ondernemers op weg om veelgemaakte fouten te voorkomen én de touwtjes van hun onderneming in eigen handen te nemen. Deze week zoomen we in op het betwisten van een factuur, of hoe je niet akkoord kan gaan met de uitgevoerde werken óf de gehanteerde tarieven van een mede-ondernemer.
1. Bezint eer ge begint
Vooraleer je kostelijke werken laat uitvoeren in je onderneming, laat je best een zo uitgebreid mogelijke offerte opstellen. Op die manier kom je niet snel voor financiële verrassingen te staan wanneer alles is afgerond. Bij AGLO’S houden we dan ook van proactiviteit: wees te allen tijde voorbereid!
2. Zet het op (digitaal) papier
Betwist een factuur ál-tijd schriftelijk, ofwel via een aangetekend schrijven ofwel via mail. Zo weet je dat jouw betwisting niet verloren kan gaan én heb je een bewijs achter de hand. Dit lijkt misschien vanzelfsprekend, maar in de praktijk worden opmerkingen nog steeds mondeling doorgegeven. Wil je toch liever een telefoontje plegen? Zorg dan dat je een verslag van het gesprek – en bijhorende motivatie – naar de ondernemer in kwestie stuurt.
3. Zorg voor dubbele beveiliging
Dit lijkt misschien wat dubbel – en dat is het ook – maar wanneer een aangetekende brief verloren raakt, ben je de inhoud van de brief óók kwijt. Daarom is het belangrijk om je betwisting eveneens digitaal en mét leesbevestiging aan de begunstigde te bezorgen. Op die manier kan er zeker geen discussie ontstaan over de te betwisten puntjes.
4. Hou je klok in de gaten
Het protesteren van een factuur tussen ondernemingen wordt helaas niet uitdrukkelijk geregeld in de wet, net zoals de termijn die je zou moeten hanteren. “Op korte termijn” dien je dus zelf te beoordelen naargelang de omstandigheden of de complexiteit van de factuur. Niet de nodige tijd om alles nauwkeurig uit te spitten? That’s where we come in. Een telefoontje naar het AGLO’S-kantoor neemt gelukkig niet veel tijd in beslag.
5. Vermijd dubbelzinnigheid
Een factuur dien je altijd ondubbelzinnig en gemotiveerd te protesteren. Zorg dus zeker voor de nodige structuur en bondigheid in je brief, zodat er geen verwarring kan ontstaan bij de ontvanger. Gelukkig kunnen advocaten af en toe ook kort en bondig zijn, én hebben ze een vlijmscherp legal eye om het kaf van het koren te scheiden.
6. Betaal wat nodig is
Last but not least… Ben je wél akkoord met een deel van de factuur? Dan kan je deze som reeds overmaken aan de ontvanger. Vermeld uitdrukkelijk “niet-betwist gedeelte” bij de overschrijving, anders lijk je de volledige factuur toch te aanvaarden. Zo toon je aan je mede-ondernemer dat je toch bereid bent te betalen, wat een argument minder is in de rechtbank (moest het zo ver komen).
Aarzel vooral niet om contact op te nemen, onze legal eagles staan klaar om de nodige zorgen toe te dienen in geval van nood (maar nog liefst ervoor)! Maak meteen een afspraak of laat een bericht achter via onze contactpagina.